Assistant comptable IA
Une photo du ticket, et la ligne comptable se remplit toute seule : émetteur, date, TTC, TVA, devise, sans doublon et sans valeur inventée.
PME de déménagement, Bordeaux, activité locale et nationale
Projection prudente. Taux horaire 35 €, mise en place comptée 450 € par jour.
D'où on part
Dans une entreprise de déménagement, les dépenses se font sur le terrain : carburant, péages, parkings, cartons, sangles, location d'utilitaire. Environ 150 justificatifs par mois, papier ou PDF.
Les tickets restent dans les cabines de camion, se froissent, se perdent. En fin de mois, quelqu'un ressaisit tout à la main dans un tableur pour l'expert-comptable.
Toute activité avec des équipes mobiles ou beaucoup de petites dépenses : BTP, transport, événementiel, commerciaux itinérants, associations.
Ce qui coince
- Une ressaisie longue et sans valeur. Lire le ticket, trouver le bon montant, la TVA, le numéro, taper le tout : environ 3 minutes par justificatif, soit près de 8 heures par mois.
- Des justificatifs perdus = de la TVA perdue. Un ticket égaré ne permet pas de récupérer la TVA. Sur des centaines de petites dépenses, la perte s'additionne.
- Des erreurs et des doublons. Un ticket saisi deux fois, une virgule mal placée, une TVA confondue avec le taux : autant d'allers-retours avec le comptable.
Ce que ça coûte chaque année
| Poste | Calcul | Par an |
|---|---|---|
| Saisie manuelle des justificatifs | 150/mois × 3 min × 12 = 90 h × 35 € | 3 150 € |
| TVA non récupérée sur justificatifs perdus | 5 % de 1 800 justificatifs/an × 10 € de TVA moyenne | 900 € |
| Reprise des erreurs et doublons | 2 h/mois × 12 × 35 € | 840 € |
| Total chiffré | 4 890 € |
Ce qui a été construit
Un simple formulaire web, ouvrable depuis un téléphone. Le chef d'équipe photographie son ticket au moment de l'achat et l'envoie. En quelques secondes :
- Le document est lu : texte extrait directement s'il s'agit d'un PDF, lecture visuelle par l'IA s'il s'agit d'une photo.
- Six champs sont extraits dans un format strict : émetteur, numéro de facture, date, montant TTC, montant de TVA, devise.
- La ligne est ajoutée ou mise à jour dans le tableau comptable. Un même justificatif envoyé deux fois ne crée pas de doublon.
Le flux
- FormulairePhoto ou PDF depuis le téléphone
- AiguillagePDF : extraction du texte. Image : vision IA
- Agent IAGPT-4o, règles d'extraction strictes
- Sortie structurée6 champs typés, null si illisible
- Google SheetsAjout ou mise à jour sur le n° de facture
La technique
- Formulaire n8n avec un champ fichier : aucune application à installer, un lien suffit.
- Aiguillage selon le type de fichier : un PDF passe par l'extraction de texte (gratuite et exacte), une image est envoyée directement à la vision de GPT-4o.
- Consigne d'extraction métier : « le numéro est la valeur après N°, Id ou numéro, jamais un numéro de commande, de TVA ou de SIRET » ; « la TVA en montant, pas en taux » ; « date au format AAAA-MM-JJ ».
- Structured Output Parser avec un schéma JSON typé : chaque champ est une chaîne ou un nombre, ou null. Le modèle a pour instruction de ne jamais déduire ni compléter.
- Google Sheets en mode « ajout ou mise à jour » avec le numéro de facture comme clé : l'envoi d'un doublon met à jour la ligne au lieu d'en créer une seconde.
Pourquoi ces choix
- Null plutôt qu'une valeur plausible
- En comptabilité, une case vide qu'on voit vaut mieux qu'un montant inventé qu'on ne voit pas. Le schéma autorise explicitement l'absence.
- PDF et image traités différemment
- Extraire le texte d'un PDF ne coûte rien et ne se trompe pas. On réserve la vision IA, plus chère, aux photos.
- Une sortie structurée plutôt que du texte libre
- Le tableur reçoit des nombres et des dates exploitables tout de suite, sans nettoyage.
- Un formulaire plutôt qu'une application
- Zéro adoption à gérer côté terrain : un lien dans les favoris du téléphone.
Ce que ça rapporte
| Poste | Calcul | Par an |
|---|---|---|
| Saisie remplacée par un contrôle de 20 s | 1 800 justificatifs × 2 min 40 s = 80 h × 35 € | 2 800 € |
| Justificatifs envoyés dès l'achat (pertes −80 %) | 900 € × 80 % | 720 € |
| Doublons bloqués, reprises −75 % | 840 € × 75 % | 630 € |
| Total des gains | 4 150 € |
Mise en place : 1 jour × 450 € = 450 €. Fonctionnement : 110 € par an (GPT-4o vision (environ 1 800 documents/an) + quote-part d'hébergement n8n). ROI la première année : 641 %, mise en place remboursée en 1,3 mois.
Limites et suite
- Un ticket sans numéro produit une clé vide. Prochaine version : clé composite émetteur + date + montant pour garder le dédoublonnage.
- Le fichier original n'est pas encore archivé. À ajouter : classement automatique dans Google Drive, avec le lien dans la ligne.
- Ajouter une catégorie de dépense (carburant, péage, matériel…) et le nom de l'équipe, pour produire directement le suivi des coûts par mission.
Transposable à
- Notes de frais des commerciaux itinérants
- Factures fournisseurs reçues par email (couplé au tri intelligent des emails)
- Associations et petites structures sans logiciel comptable
- Pré-saisie pour cabinet d'expertise comptable