Chaîne devis sans ressaisie
Un devis prenait 45 à 60 minutes de recopie entre cinq outils. Il en prend 3 à 8, et presque tout ce temps est devenu de la décision commerciale.
Sam'Déménage, entreprise de déménagement, Bordeaux, activité locale et nationale
En production. Taux horaire 35 €, mise en place comptée 450 € par jour.
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Temps par dossier | 45 à 60 min | 3 à 8 min |
| Temps de devis par semaine | 12 à 20 h | 4 à 5 h |
| Report du devis vers la fiche, le CRM et l'équipe | ≈ 13 min à la main | 13 s (mesuré) |
| Fiches aux données périmées détectées | aucun contrôle | ≈ 50 sur 201 repérées |
| Devis sous le seuil de marge | aucun garde-fou | export bloqué sous 30,5 % |
D'où on part
Chez Sam'Déménage, chaque devis traversait cinq outils qui ne se parlaient pas : la fiche client dans Notion, l'itinéraire relevé à la main sur Mappy, un calculateur de prix, l'historique dans Google Sheets, le suivi commercial dans noCRM, et l'équipe prévenue sur WhatsApp. Chaque frontière était un copier-coller.
Avec 15 à 20 dossiers par semaine, cela représentait 12 à 20 heures de temps de direction chaque semaine. Et tous les devis passaient par une seule personne : le process ne pouvait pas grandir sans recruter.
Toute entreprise de services qui chiffre sur mesure à partir d'une fiche client : artisans du bâtiment, transporteurs, traiteurs, installateurs, agences événementielles.
Ce qui coince
- 45 à 60 minutes de recopie par dossier. Lire la fiche, relever les kilomètres, saisir une trentaine de champs, recopier le résultat dans Notion, archiver, prévenir l'équipe, faire avancer le CRM.
- Des erreurs invisibles. Un audit a trouvé 50 fiches sur 201 avec une donnée périmée, et un bug silencieux qui facturait un portage de 25 m comme s'il en faisait 15. Rien ne signalait l'erreur.
- Aucun garde-fou sur la marge. Rien n'empêchait un devis sous le seuil de rentabilité de partir. Le contrôle se faisait de tête, en fin de journée.
- Un CRM en retard sur la réalité. Mettre à jour le montant, la colonne et le rappel de relance prenait 5 minutes de plus par dossier : c'était la première tâche sacrifiée.
Ce que ça coûte chaque année
| Poste | Calcul | Par an |
|---|---|---|
| Temps de chiffrage et de recopie | 16 h/semaine (milieu de la fourchette 12-20 h) × 47 semaines = 752 h × 35 € | 26 320 € |
| Devis sous-facturés (portage, données périmées) | non chiffré : erreurs constatées, montant non mesuré | |
| Relances oubliées faute de CRM à jour | non chiffré | |
| Total chiffré | 26 320 € |
Ce qui a été construit
Une chaîne de dix étapes où un seul geste reste humain : valider la marge dans le calculateur. Tout le reste s'enchaîne seul.
- La fiche Notion est lue automatiquement : 20 champs extraits en moins de 2 secondes, les incohérences sont signalées au lieu d'être tranchées en silence.
- L'itinéraire est calculé sur la boucle réelle dépôt, départ, arrivée, dépôt, avec la règle de péage codée.
- Un verdict de complétude (GO, GO avec réserves, STOP) : un STOP produit une relance client déjà rédigée.
- Le calculateur s'ouvre déjà rempli, affiche la marge en continu et bloque l'export sous 30,5 %.
- Un clic sur « Exporter » : la fiche est remplie et relue, le devis archivé, l'équipe prévenue sur WhatsApp avec l'inventaire du client en PDF, et le dossier avance dans le CRM avec un rappel à J+2.
Le flux
- Fiche Notion20 champs lus en < 2 s
- Itinéraire + règleskm, effectifs, camions, portage
- VerdictGO / réserves / STOP
- Calculateur pré-remplivalidation humaine de la marge
- Écriture + relectureNotion, Sheets, WhatsApp en 13 s
- CRMmontant, colonne, relance J+2
La technique
- Douze modules Python : lecture de fiche, règles métier, itinéraire, finalisation, CRM, notifications, inventaire, tests automatisés.
- Un veilleur de presse-papier lancé au démarrage de Windows détecte l'export du calculateur et déclenche l'écriture, puis relit ce qu'il vient d'écrire.
- Un module de règles unique porte tous les seuils métier (marge plancher, effectifs, péages) : une règle n'existe qu'à un seul endroit.
- Le calculateur n'est jamais réécrit : le script copie le fichier maître et y injecte le dossier, le moteur de prix reste identique à l'octet près.
- L'IA (Claude) ne traite que ce qui ne se code pas : comprendre un message client, lire un inventaire en texte libre. Sa réponse est vérifiée avant tout envoi.
Pourquoi ces choix
- Du code déterministe plutôt qu'un agent IA partout
- Un prix doit être exact et reproductible. L'IA est réservée à la prose ; tout ce qui a une règle est codé et testé.
- Un arrêt obligatoire sur la marge
- La vitesse ne doit jamais faire partir un devis à perte. Le seuil est écrit une fois et appliqué partout, y compris par le script qui refuse d'écrire en dessous.
- Garder les outils de l'équipe
- Notion, noCRM, WhatsApp et le calculateur restent en place : personne n'a eu à changer ses habitudes, la chaîne passe entre eux.
- Construire par petites briques
- Quatre phases en treize jours, chaque brique mise en production sur de vrais dossiers avant d'ajouter la suivante.
Ce que ça rapporte
| Poste | Calcul | Par an |
|---|---|---|
| Temps de devis libéré (bas de fourchette, contrôle de marge conservé) | 8 h/semaine × 47 semaines = 376 h × 35 € | 13 160 € |
| Total des gains | 13 160 € |
Mise en place : 10 jours × 450 € = 4 500 €. Fonctionnement : 240 € par an (usage IA (lecture de messages et d'inventaires) + API gratuites (Notion, noCRM, Google)). ROI la première année : 178 %, mise en place remboursée en 4,2 mois.
Limites et suite
- Les durées « avant » sont des estimations déclaratives ; les durées « après » sont mesurées sur la chaîne en production.
- Le gain de marge (sous-facturations évitées) est réel mais pas encore mesuré : il n'entre pas dans le ROI.
- La chaîne tourne sur un poste Windows. Étape suivante : la déplacer sur le serveur pour qu'elle ne dépende plus d'un ordinateur allumé.
Transposable à
- Artisans et entreprises du bâtiment (devis de chantier)
- Transport et logistique (cotations de fret)
- Traiteurs et événementiel (devis sur mesure)
- Toute PME dont le devis passe par un calculateur maison et un CRM