Devis terrain connecté à HubSpot
Un commercial chiffre un déménagement sur son téléphone en 6 étapes, voit le prix se calculer en direct, puis crée et envoie le devis depuis le CRM en un clic.
Sam'Déménage, entreprise de déménagement, Bordeaux, activité locale et nationale
ROI non affiché : l'outil n'est pas encore utilisé par les commerciaux (dernière étape : le modèle de devis client) ; le gain de temps est une hypothèse. Taux horaire 35 €, mise en place comptée 450 € par jour.
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Saisie d'un devis | jusqu'à 83 champs dans Notion | 6 étapes guidées sur téléphone |
| Moteur de prix | 77 formules imbriquées, non documentées | rejoué sur 2 devis réels : 41 postes, 0 écart |
| Marge | visible de tous | visible seulement des personnes autorisées |
| Création et envoi du devis | rédaction et envoi à la main | un clic, depuis le CRM |
D'où on part
Chez Sam'Déménage, chiffrer un déménagement passait par un calculateur Notion de 152 propriétés et 77 formules imbriquées. La marge était visible de tous, un coût saisi à la main pouvait écraser silencieusement le calcul, et la rédaction puis l'envoi du devis restaient manuels.
L'entreprise passant sur HubSpot, il fallait un outil de chiffrage utilisable en rendez-vous, sur téléphone, qui écrive directement dans le CRM. Faute de temps en interne, Karim a conçu le système et un prestataire l'a réalisé techniquement.
Toute PME qui passe d'un outil de chiffrage « maison » à un CRM : artisans, installateurs, entreprises de services sur devis.
Ce qui coince
- Un calculateur que personne ne maîtrisait. 77 formules imbriquées, des règles mortes et des conventions implicites : impossible de savoir pourquoi un prix sortait tel quel.
- Des sous-facturations silencieuses. Un coût de déplacement saisi à la main remplaçait le calcul au kilomètre, sans alerte.
- Une marge visible de tous. Tout commercial voyait la marge de l'entreprise, ce qui affaiblit la négociation.
- Un devis à rédiger à la main. Une fois le prix trouvé, il restait à créer le dossier dans le CRM, rédiger le devis et l'envoyer.
Ce que ça coûte chaque année
| Poste | Calcul | Par an |
|---|---|---|
| Saisie et envoi manuels des devis terrain | hypothèse : 5 devis/semaine × 15 min × 47 semaines = 59 h × 35 € | 2 065 € |
| Devis sous-facturés | non chiffré : erreurs constatées, montant non mesuré | |
| Total chiffré | 2 065 € |
Ce qui a été construit
Une application mobile reliée à HubSpot. Rôle de Karim : conception du système (besoins, parcours, workflows), calculateur de devis et son design, modèle de devis client, variantes de devis, signature électronique. Rôle du prestataire : configuration de HubSpot et hébergement.
- Saisie en 6 étapes sur téléphone, avec le prix qui se calcule en direct.
- Un clic crée le contact et la transaction dans HubSpot, un autre publie et envoie le devis.
- Variantes de devis (plusieurs formules pour un même client) et signature électronique.
- La marge n'est affichée qu'aux personnes autorisées, décidé côté serveur.
Le flux
- Commercialsaisie en 6 étapes sur téléphone
- Moteur de prixcôté serveur, testé
- HubSpotcontact, transaction, devis
- Clientdevis envoyé, signature électronique
La technique
- Rétro-ingénierie du calculateur : 71 formules à incidence chiffrée documentées dans une spécification avant la moindre ligne de code.
- Tests de non-régression : le nouveau moteur rejoué sur 2 devis réels, 41 postes comparés, 0 écart.
- Le CRM comme base de données : la saisie complète est archivée sur la transaction, ce qui permet de rejouer un chiffrage après un changement de barème.
- Moteur de prix uniquement côté serveur : il n'est jamais envoyé au navigateur.
Pourquoi ces choix
- Documenter l'existant avant de coder
- Un outil métier qui « marche » cache des bugs et des règles mortes. Les écrire et les faire trancher évite de les recopier.
- Pas de base de données en plus
- HubSpot porte déjà tout l'état : un outil de moins à maintenir pour une PME.
- Concevoir en interne, réaliser avec un prestataire
- Le métier et le parcours commercial viennent du terrain ; la configuration et l'hébergement sont confiés à un spécialiste, faute de temps interne.
Ce que ça rapporte
| Poste | Calcul | Par an |
|---|---|---|
| Saisie et envoi automatisés (hypothèse, reste 5 min de contrôle) | 5 devis/semaine × 10 min × 47 semaines = 39 h × 35 € | 1 365 € |
| Économie estimée | 1 365 € |
Mise en place : 6 jours × 450 € = 2 700 €. Fonctionnement : 0 € par an (hébergement déjà en place ; hors abonnement HubSpot).
Limites et suite
- Pas encore utilisé en clientèle : le modèle de devis professionnel est la dernière étape avant la mise en service.
- Le gain de temps est une hypothèse (5 devis terrain par semaine, 10 min gagnées) à remplacer par une mesure après le déploiement.
- Un second calculateur a évolué en parallèle : un seul moteur de prix doit faire foi dans l'entreprise, c'est le prochain chantier.
Transposable à
- Artisans et installateurs qui chiffrent en rendez-vous
- Entreprises de services passant d'un tableur de chiffrage à un CRM
- Réseaux commerciaux terrain avec une grille tarifaire complexe